Eine App will Zugriff auf Ihr Konto: Wann Sie zustimmen dürfen

Worum es geht

Sie richten ein Werkzeug ein – ein Terminplaner, ein Signaturprogramm, eine Auswertung, eine App am Handy – und es erscheint ein Fenster mit dem Microsoft-Logo: Die Anwendung möchte auf Ihr Konto zugreifen, Mails lesen, Ihren Kalender verwalten, Dateien öffnen. Darunter eine Schaltfläche Akzeptieren.

Dieses Fenster ist keine Formalität. Wer hier zustimmt, gibt einer fremden Anwendung dauerhaften Zugriff auf das Konto – ohne Kennwort und ohne dass eine spätere Kennwortänderung daran etwas ändert. Angreifer nutzen genau diesen Weg, weil er unauffälliger ist als ein gestohlenes Kennwort und den zweiten Faktor umgeht.

Stimmen Sie einem solchen Zugriff nicht zu, wenn Sie ihn nicht selbst und bewusst ausgelöst haben. Erscheint das Fenster unerwartet – etwa nach dem Klick auf einen Link in einer Mail – schließen Sie es und melden Sie es uns.

Schritt für Schritt

1. Die drei Fragen vor dem Klick

Habe ich diesen Vorgang selbst gestartet, gerade eben? Wenn nein: schließen.
Kenne ich den Herausgeber, der im Fenster steht? Ein unbekannter Name oder der Hinweis auf einen nicht überprüften Herausgeber ist ein Abbruchgrund.
Passen die verlangten Berechtigungen zum Zweck? Ein Terminplaner braucht den Kalender. Braucht er zusätzlich Zugriff auf alle Mails und Dateien, stimmt etwas nicht.

2. Auf die Formulierungen achten

Die Beschreibungen sind sperrig, aber aussagekräftig.

Lesen ist deutlich harmloser als Lesen und Schreiben.
Mit dem Zusatz „auch wenn Sie nicht angemeldet sind“ arbeitet die Anwendung dauerhaft im Hintergrund weiter – auch nachts, auch im Urlaub.
Steht dort, dass die Zustimmung für die gesamte Organisation gilt, ist es ohnehin kein Fall für Sie allein. Melden Sie es uns.
Ein Fenster, das keine Ablehnung anbietet, ist ein Warnsignal.

3. Wenn Sie das Werkzeug beruflich brauchen

Melden Sie es vorab. Wir prüfen die Anwendung und erteilen die Zustimmung zentral – dann funktioniert sie für alle, die sie brauchen, und ist dokumentiert.
Nennen Sie den Namen der Anwendung, den Hersteller und wofür Sie sie einsetzen wollen.
Das dauert in der Regel kurz und ist nicht als Hürde gedacht: Wir müssen wissen, welche Anwendung Zugriff auf Firmendaten hat – das ist bei einer Prüfung die erste Frage.

4. Zustimmung zurücknehmen

Was Sie einmal erlaubt haben, lässt sich wieder entziehen.

myapplications.microsoft.com aufrufen, anmelden, unter den verbundenen Anwendungen nachsehen.
Was Sie nicht kennen oder nicht mehr verwenden, entfernen. Das schadet nichts – wird die Anwendung noch gebraucht, fragt sie erneut.
Haben Sie versehentlich zugestimmt, melden Sie sich bei uns, auch wenn Sie es selbst entfernt haben. Wir prüfen, ob in der Zwischenzeit etwas abgerufen wurde.

So beugen Sie vor

Installieren Sie am Diensthandy keine Apps, die eine Anmeldung mit dem Firmenkonto verlangen, ohne vorher zu fragen.
Seien Sie besonders vorsichtig bei kostenlosen Werkzeugen, die Mails zusammenfassen, Termine koordinieren oder Dateien konvertieren. Der Preis für die Gratisnutzung ist oft genau dieser Zugriff.
Melden Sie es, wenn eine Kollegin oder ein Kollege von einer solchen Anfrage berichtet. Kommt sie mehrfach im Haus vor, ist es meist eine gezielte Aktion.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

Den Namen der Anwendung und den angezeigten Herausgeber.
Ein Bildschirmfoto des Zustimmungsfensters mit der Liste der verlangten Berechtigungen.
Ob Sie zugestimmt haben oder nicht – ohne Beschönigung, das entscheidet über die nächsten Schritte.
Wie Sie zu dem Fenster gekommen sind: eigene Einrichtung, Link in einer Mail, App am Handy.
Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Zustimmungsanfrage einer unbekannten App – Screenshot anbei, nicht bestätigt