Wie erkenne ich eine Phishing-Mail?

Worum es geht

Phishing ist der Versuch, Ihnen per E-Mail ein Passwort, eine Zahlung oder einen Klick zu entlocken. Die Zeiten holpriger Betrugsmails sind vorbei: Heutige Nachrichten sind fehlerfrei geschrieben, verwenden echte Firmenlogos und passen inhaltlich zu Ihrem Arbeitsalltag. Sie müssen deshalb kein Technikprofi sein, um sie zu erkennen – Sie brauchen nur zwei, drei feste Gewohnheiten.

Die Merkmale, auf die es ankommt

Druck und Dringlichkeit

„Ihr Konto wird in 24 Stunden gesperrt“, „letzte Mahnung“, „bitte noch heute erledigen“. Zeitdruck ist kein Zufall, sondern Methode: Wer sich gehetzt fühlt, prüft nicht mehr nach. Umgekehrt gilt: Eine echte Nachricht verträgt es immer, wenn Sie fünf Minuten später zurückrufen.

Der Link führt woanders hin

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Link, ohne zu klicken. Unten links im Fenster – oder als kleiner Hinweis neben dem Mauszeiger – erscheint das echte Ziel. Am Handy erreichen Sie dasselbe, indem Sie den Link gedrückt halten, statt ihn anzutippen. Passt die angezeigte Adresse nicht zum vorgeblichen Absender, ist die Sache entschieden.

Die Absenderadresse, nicht der Name

Der angezeigte Name ist frei wählbar – jeder kann sich „Microsoft Support“ nennen. Entscheidend ist die Adresse dahinter. Klicken Sie den Namen an, um sie vollständig zu sehen, und achten Sie auf vertauschte Buchstaben, zusätzliche Bindestriche oder eine ungewohnte Endung.

Die Anmeldeseite nach dem Klick

Wenn Sie ein Dokument öffnen wollen und stattdessen nach Ihrem Firmenpasswort gefragt werden, ist das ein Alarmsignal. Geben Sie Ihre Zugangsdaten grundsätzlich nur auf Seiten ein, die Sie selbst über ein Lesezeichen oder durch Eintippen der Adresse geöffnet haben.

Unerwartete Anhänge

Besonders ZIP-Dateien, Rechnungen, die Sie nicht erwarten, und Dokumente, die beim Öffnen zum „Aktivieren von Inhalten“ oder „Bearbeitung aktivieren“ auffordern. Ein normales Dokument braucht das nicht.

Was Sie konkret tun

1. Nicht klicken, keinen Anhang öffnen, nicht antworten – auch nicht mit „bitte keine Mails mehr“. Jede Antwort bestätigt, dass Ihre Adresse aktiv ist.
2. Bei einer angeblich bekannten Person: kurz anrufen, unter der Nummer, die Sie ohnehin haben – niemals unter der aus der Mail oder der Signatur.
3. Im Zweifel die Nachricht an uns weiterleiten und nachfragen. Eine Rückfrage kostet zwei Minuten. Ein erfolgreicher Angriff kostet Tage.
4. Danach löschen und den Papierkorb leeren.

Wenn Sie schon geklickt haben

Das passiert, und zwar auch aufmerksamen Menschen. Entscheidend ist jetzt allein das Tempo:

1. Haben Sie Zugangsdaten eingegeben, ändern Sie sofort Ihr Passwort – an einem Gerät, an dem Sie bereits angemeldet sind.
2. Melden Sie sich umgehend bei uns, auch wenn Sie sich unsicher sind, ob wirklich etwas passiert ist.
3. Haben Sie einen Anhang geöffnet und der PC verhält sich seltsam, folgen Sie der Seite „Verdacht auf Virus oder Ransomware“ – dort zählt die Reihenfolge.

Ein Wort dazu, weil es wichtig ist: Niemand bei uns wird Ihnen einen Vorwurf machen. Der Schaden entsteht nicht durch den Klick, sondern durch die Stunden, in denen niemand davon weiß.

Gut zu wissen

• Kein seriöser Anbieter und keine Bank fragt per E-Mail nach Ihrem Passwort.
• Auch eine echte, Ihnen bekannte Absenderadresse kann übernommen worden sein. Entscheidend ist immer, ob der Inhalt zu Ihrem Arbeitsalltag passt.
• Gute Rechtschreibung ist längst kein Echtheitsbeweis mehr.
• QR-Codes in E-Mails und auf Briefen sind ein beliebter Umweg, weil man das Ziel nicht sieht. Behandeln Sie sie wie einen Link.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

• Die verdächtige Mail selbst – am besten als Anhang weitergeleitet, damit die technischen Kopfdaten erhalten bleiben. In Outlook geht das über Weiterleiten als Anlage (Rechtsklick auf die Mail beziehungsweise Menü Weitere).
• Ob Sie auf einen Link geklickt, Daten eingegeben oder einen Anhang geöffnet haben – bitte ehrlich, davon hängt ab, wie wir reagieren.
• Ob Kolleginnen und Kollegen dieselbe Nachricht bekommen haben.
• Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
• Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
• Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
• Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
• Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
• Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Verdächtige Mail „Rechnung offen“ – noch nicht geklickt, bitte prüfen