Zahlungsaufforderungen per E-Mail: Rechnungs- und Chef-Masche

Worum es geht

Eine E-Mail bittet um eine Überweisung: eine Rechnung mit „neuer Bankverbindung“, oder eine dringende, vertrauliche Bitte der Geschäftsführung. Der Text ist fehlerfrei, nennt echte Namen und passt zu einem Vorgang, den es tatsächlich gibt. Das ist kein Zufall – Angreifer lesen oft über Wochen echte Mailverläufe mit und steigen genau im richtigen Moment ein.

Die Warnsignale

Eine geänderte Bankverbindung. Das ist das mit Abstand wichtigste Signal. Kein seriöser Lieferant ändert seine Kontodaten beiläufig in einer Mail.
Dringlichkeit plus Vertraulichkeit. „Bitte noch heute“, „besprechen Sie das mit niemandem“, „ich bin in einer Besprechung und nicht erreichbar“. Diese Kombination ist praktisch immer Betrug.
Eine fremde Adresse für eine bekannte Person. Die Geschäftsführung schreibt angeblich von einer privaten Adresse oder von unterwegs.
Eine abweichende Antwortadresse. Klicken Sie auf Antworten und sehen Sie nach, wohin die Antwort tatsächlich ginge – oft ist es nicht die Adresse, die oben steht.
Ungewöhnliche Zahlungswege, etwa der Kauf von Gutscheinkarten oder eine Überweisung ins Ausland bei einem heimischen Lieferanten.

Was Sie tun

Antworten Sie nicht und klicken Sie keinen Link an.
Rufen Sie zurück – unter der Nummer aus Ihren eigenen Unterlagen, dem Vertrag oder dem Telefonbuch. Niemals unter der Nummer aus der Mail oder aus der Signatur.
Akzeptieren Sie eine geänderte Bankverbindung grundsätzlich nur nach telefonischer Rückbestätigung bei einem bekannten Ansprechpartner – und dokumentieren Sie, mit wem Sie gesprochen haben.
Bei einer angeblichen Anweisung der Geschäftsführung: sprechen Sie die Person direkt an, persönlich oder telefonisch. Auch dann, wenn in der Mail steht, dass das nicht nötig sei.
Leiten Sie die Nachricht an support@acronum.com weiter, auch wenn nichts passiert ist. Solche Angriffe kommen in Wellen, und Ihre Meldung schützt die Kolleginnen und Kollegen.

Wenn die Zahlung schon draußen ist

Dann zählt jede Stunde, und in dieser Reihenfolge:

Sofort die eigene Bank informieren und die Rückholung der Überweisung beantragen. Innerhalb der ersten Stunden gelingt das erstaunlich oft.
Die Geschäftsführung informieren.
Uns informieren, damit wir prüfen, ob zusätzlich ein Postfach kompromittiert wurde – das ist bei dieser Masche häufig der Fall.
Anzeige bei der Polizei erstatten.

Was strukturell hilft

Ein Vier-Augen-Prinzip ab einem festgelegten Betrag verhindert diese Fälle zuverlässiger als jede technische Maßnahme.
Eine feste, schriftlich vereinbarte Regel für Änderungen von Bankdaten – immer telefonische Rückbestätigung, ohne Ausnahme, auch bei Zeitdruck.
Und die vielleicht wichtigste Zutat: eine Kultur, in der eine Rückfrage selbstverständlich ist. Kein Vorgesetzter wird Ihnen böse sein, weil Sie eine Zahlung kurz verifiziert haben.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

Die Originalmail, am besten als Anhang weitergeleitet.
Ob bereits eine Zahlung veranlasst wurde – wenn ja, sofort auch telefonisch melden und nicht auf unsere Antwort warten.
Ob es um einen bestehenden Lieferanten oder Vorgang geht.
Wer im Haus die Mail sonst noch bekommen hat.
Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Angebliche Rechnung mit neuer Bankverbindung – nicht gezahlt, bitte prüfen