Zugangsdaten und Kennwörter sicher übermitteln

Worum es geht

Immer wieder müssen Zugangsdaten den Besitzer wechseln: Sie brauchen den Zugang zu einem Portal, wir brauchen die Daten eines Herstellers, eine Kollegin übernimmt einen Bereich. Der übliche Weg dafür ist eine Mail – und das ist der schlechteste.

Eine Mail wird auf mehreren Servern zwischengespeichert, bleibt jahrelang im Postfach beider Seiten liegen und wandert bei einem übernommenen Konto vollständig in fremde Hände. Kennwörter in Mails sind der häufigste Ausgangspunkt für Schäden, die erst Monate später auffallen.

Wir fragen Sie nie per Mail oder Telefon nach Ihrem Kennwort. Für unsere Arbeit brauchen wir es nicht. Wer danach fragt, ist nicht von uns – auch wenn Name, Nummer oder Signatur stimmen.

Schritt für Schritt

1. Der vorgesehene Weg

Für die Übermittlung von Zugangsdaten verwenden wir einen Dienst, bei dem der Inhalt nach dem einmaligen Abruf gelöscht wird. Sie bekommen einen Link, der genau einmal funktioniert.

1. Sie brauchen Zugangsdaten von uns: Fordern Sie sie im Ticket an. Sie bekommen den Link, rufen ihn ab, fertig – im Postfach bleibt nichts stehen.
2. Sie müssen uns Zugangsdaten schicken: Fragen Sie kurz nach dem Link, statt die Daten direkt zu senden. Wenn es eilt, schicken Sie eine Mail ohne die Daten und kündigen Sie sie an.
3. Öffnen Sie einen solchen Link zeitnah. Viele Dienste löschen den Inhalt nach 24 oder 48 Stunden von selbst.

2. Wenn es schnell gehen muss

Der zweitbeste Weg ist die Aufteilung auf zwei Kanäle.

1. Benutzername per Mail, Kennwort per Telefon oder Kurznachricht – nie beides im selben Kanal.
2. Diktieren Sie Kennwörter buchstabenweise und mit Angabe von Groß- und Kleinschreibung. Das erspart mehrere Anläufe.
3. Löschen Sie die Kurznachricht danach, auf beiden Geräten.

3. Innerhalb des Teams

1. Gemeinsam genutzte Zugänge gehören in einen Passwortmanager, nicht in eine Excel-Datei auf dem Netzlaufwerk und nicht auf einen Zettel in der Schublade.
2. Wenn eine Person ausscheidet oder den Bereich wechselt, werden gemeinsame Kennwörter gewechselt. Melden Sie uns solche Wechsel.
3. Geben Sie nie Ihr persönliches Kennwort weiter, auch nicht an eine Vertretung. Für Vertretungen gibt es Berechtigungen – das ist nicht mehr Aufwand und nachvollziehbar.

4. Was tun, wenn ein Kennwort doch per Mail verschickt wurde

1. Ändern Sie das Kennwort, sobald es Ihnen auffällt. Nachträgliches Löschen der Mail hilft nicht: Sie liegt auch beim Empfänger.
2. Löschen Sie die Mail danach auf beiden Seiten, einschließlich Papierkorb und Ordner Gesendete Elemente.
3. Melden Sie es, wenn es sich um einen Zugang zu einem System mit Kundendaten handelt. Das ist kein Vorwurf, sondern die Voraussetzung dafür, dass wir prüfen können, ob etwas passiert ist.

So beugen Sie vor

• Speichern Sie Zugangsdaten im Passwortmanager, nicht im Browser und nicht in einer Notiz-App.
• Legen Sie für jeden Dienst ein eigenes Kennwort an. Ein wiederverwendetes Kennwort macht aus einem fremden Datenleck ein Problem bei Ihnen.
• Fragen Sie im Zweifel nach, bevor Sie Daten herausgeben – bei uns, bei der Vorgesetzten, bei der Person selbst über eine bekannte Nummer. Diese Rückfrage ist nie unangenehm.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

• Um welchen Zugang es geht – Dienst, Portal, Anwendung.
• Wer die Daten bekommen soll und ob dauerhaft oder einmalig.
• Ob es eilt und bis wann.
• Schreiben Sie Kennwörter nicht in das Ticket. Kündigen Sie sie an, wir schicken Ihnen den sicheren Weg.
• Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
• Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
• Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
• Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
• Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
• Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Zugangsdaten für Lieferantenportal benötigt – bitte sicheren Übermittlungsweg