Abwesenheitsnotiz einrichten – und warum sie manchmal nicht greift

Worum es geht

Vor dem Urlaub soll jede eingehende Mail automatisch beantwortet werden. Das ist in zwei Minuten eingerichtet – und schlägt trotzdem regelmäßig fehl, weil die Notiz an der falschen Stelle steht oder weil sie an Absender außerhalb der Firma gar nicht verschickt wird.

Richten Sie die Abwesenheitsnotiz immer im Konto ein, nicht als Regel im Outlook auf Ihrem PC. Eine Regel wirkt nur, solange Outlook läuft; die Abwesenheitsnotiz im Konto läuft auf dem Server und funktioniert auch bei ausgeschaltetem Rechner.

Schritt für Schritt

1. In Outlook einrichten

Datei → Informationen → Automatische Antworten.
Automatische Antworten senden auswählen und den Zeitraum eintragen. Mit einem Zeitraum schaltet sich die Notiz von selbst ein und wieder aus – das ist der bessere Weg, weil das Ausschalten sonst vergessen wird.
Der Reiter Innerhalb meiner Organisation gilt für Kolleginnen und Kollegen, der Reiter Außerhalb meiner Organisation für alle anderen.
Auf dem zweiten Reiter zusätzlich das Häkchen bei Automatische Antworten an Personen außerhalb meiner Organisation setzen und die Auswahl auf Jeder außerhalb meiner Organisation stellen – sonst bekommen Kunden nichts.

2. Ohne Outlook, etwa vom Handy aus

Wenn Sie erst unterwegs merken, dass die Notiz fehlt:

outlook.office.com im Browser aufrufen und anmelden.
Zahnrad oben rechts → Konten → Automatische Antworten.
Dieselben Einstellungen wie oben. Die Änderung wirkt sofort für alle Ihre Geräte.

3. Einen brauchbaren Text schreiben

Die Notiz ist oft der einzige Kontakt, den ein Kunde in Ihrer Abwesenheit hat.

Zeitraum nennen, mit dem Tag der Rückkehr.
Eine Vertretung mit Namen und Mailadresse angeben – „Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet“ gehört dazu, wenn es so ist.
Nach außen sparsam mit Details: private Gründe, Reiseziel oder Dauerabwesenheiten gehören nicht in eine automatische Antwort, die jeder Absender erhält.
Nach innen darf der Text ausführlicher sein, etwa mit Hinweisen auf laufende Vorgänge.

4. Wenn trotzdem keine Antwort ankommt

Prüfen Sie, ob das Häkchen auf dem zweiten Reiter tatsächlich gesetzt ist. Das ist mit Abstand der häufigste Grund.
Jeder Absender bekommt die Antwort nur einmal je Abwesenheitszeitraum, nicht bei jeder Mail. Ein Test mit derselben Adresse führt daher in die Irre – testen Sie mit einer Adresse, die noch nicht geschrieben hat.
An Verteiler, Newsletter und automatische Absender wird bewusst nichts zurückgeschickt.
Steht die Notiz noch als alte Regel im Outlook, kann sie die neue überstimmen: Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten, alte Abwesenheitsregeln löschen.

So beugen Sie vor

Arbeiten Sie immer mit Zeitraum statt mit manuellem Ein- und Ausschalten.
Richten Sie die Notiz am Tag vor der Abreise ein, nicht am letzten Nachmittag zwischen zwei Terminen.
Stimmen Sie sich mit der genannten Vertretung ab, bevor Sie deren Adresse veröffentlichen.
Bei einer geplanten längeren Abwesenheit sagen Sie uns Bescheid, wenn zusätzlich ein Zugriff auf Ihr Postfach nötig wird – das lässt sich sauber einrichten und ist besser, als das Kennwort weiterzugeben.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

Ob die Notiz nach innen ankommt und nur nach außen nicht, oder umgekehrt.
Von welcher Adresse aus getestet wurde und wann.
Ob es um Ihr eigenes Postfach oder um ein gemeinsames Postfach geht – dort wird die Notiz an anderer Stelle eingerichtet.
Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Abwesenheitsnotiz kommt bei externen Absendern nicht an – getestet am 12.09.