Outlook sendet nicht – die Mail hängt im Postausgang

Worum es geht

Sie haben auf Senden geklickt, aber die Nachricht liegt weiterhin im Ordner Postausgang. Unangenehm daran ist vor allem der Dominoeffekt: Alles, was Sie danach schreiben, bleibt hinter der hängenden Mail liegen. Die gute Nachricht ist, dass die Ursache fast immer eine von drei sehr überschaubaren ist.

Erst die wichtigste Unterscheidung

Postausgang heißt: noch nicht verschickt. Gesendete Elemente heißt: draußen. Prüfen Sie das, bevor Sie eine Nachricht zum zweiten Mal schreiben – doppelt verschickte Angebote sind unangenehmer als eine Mail, die zehn Minuten später ankommt.

Schritt für Schritt

1. Ist Outlook überhaupt verbunden?

Sehen Sie unten in der Statusleiste von Outlook nach. Dort steht Verbunden, Verbindung wird hergestellt oder Offline arbeiten.
Steht dort Offline arbeiten: Register Senden/Empfangen öffnen und die Schaltfläche Offline arbeiten anklicken, um sie wieder auszuschalten.
Testen Sie parallel, ob Ihr Internet grundsätzlich funktioniert, indem Sie eine beliebige Website öffnen. Ohne Verbindung geht auch Outlook nicht.

2. Die hängende Nachricht ansehen

Öffnen Sie den Ordner Postausgang und darin die Nachricht mit einem Doppelklick.
Prüfen Sie die Anhänge. Alles über etwa 20 MB wird von den meisten Mailsystemen abgewiesen – oft ohne verständliche Meldung.
Ist der Anhang zu groß: Nachricht schließen, in den Ordner Entwürfe verschieben, dort den Anhang entfernen und die Datei stattdessen über OneDrive oder SharePoint als Link teilen (in Outlook: Datei anfügen → Link freigeben).
Prüfen Sie außerdem die Empfängeradressen auf Tippfehler. Eine ungültige Adresse kann den Versand ebenfalls aufhalten.

3. Den Versand anstoßen

Klicken Sie auf Senden/Empfangen → Alle Ordner senden/empfangen (oder drücken Sie F9).
Beobachten Sie, ob sich die Nachricht bewegt. Ein kursiv dargestellter Eintrag im Postausgang bedeutet, dass Outlook gerade sendet – dann bitte nicht dazwischenfunken.
Passiert nichts, schließen Sie Outlook vollständig und öffnen es neu.
Hilft auch das nicht, starten Sie den PC neu.

4. Gegenprobe im Browser

Melden Sie sich in Ihrem Postfach im Browser an und sehen Sie unter Gesendete Elemente nach. Damit klären Sie zweifelsfrei, ob die Mail draußen ist – und Sie können von dort aus notfalls weiterarbeiten, solange Outlook klemmt.

Ein Hinweis zu den zwei Outlook-Versionen

Auf vielen Geräten gibt es inzwischen zwei Programme: das klassische Outlook und das neue Outlook, erkennbar an einem Schalter oben rechts im Fenster. Die Menüs unterscheiden sich teilweise, die Logik ist aber dieselbe. Wenn Sie einen der genannten Punkte nicht finden, schreiben Sie uns kurz – wir sagen Ihnen, welche Version bei Ihnen läuft und wo der Punkt dort sitzt.

So beugen Sie vor

Verschicken Sie große Dateien grundsätzlich als Link statt als Anhang. Das ist schneller, überschreitet keine Grenzen und der Empfänger hat immer die aktuelle Version.
Lassen Sie Outlook geöffnet, bis eine wichtige Mail wirklich in den gesendeten Elementen steht, bevor Sie den PC herunterfahren.
Wenn Sie im Zug oder im Flugzeug schreiben: Outlook sammelt die Mails im Postausgang und schickt sie, sobald Sie wieder online sind. Das ist gewollt – prüfen Sie danach trotzdem kurz nach.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

Ob es eine einzelne Nachricht betrifft oder alle.
Wie groß die Anhänge sind, falls welche vorhanden sind.
Was in der Statusleiste unten in Outlook steht.
Ob der Versand im Browser funktioniert.
Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Mails hängen im Postausgang – Outlook zeigt „Verbindung wird hergestellt“