Kalender freigeben und Termine für jemand anderen planen

Worum es geht

Termine abzustimmen kostet mehr Zeit als nötig, solange niemand sieht, wann die anderen können. Outlook kann das – man muss nur wissen, welche der drei Stufen gemeint ist: nur die Belegung sehen, die Termine im Detail lesen, oder im fremden Kalender arbeiten dürfen.

Innerhalb der Firma sehen Sie die Belegung Ihrer Kolleginnen und Kollegen ohnehin. Alles darüber hinaus wird einmal eingerichtet und funktioniert danach dauerhaft.

Schritt für Schritt

1. Den eigenen Kalender freigeben

1. In der Kalenderansicht auf Kalender freigeben klicken und den eigenen Kalender auswählen.
2. Person hinzufügen, Stufe auswählen, Senden.
3. Die andere Person bekommt eine Einladung und muss sie einmal annehmen.

2. Einen fremden Kalender öffnen

1. Kalenderansicht, Kalender öffnen, Aus Adressbuch, Person auswählen.
2. Der Kalender erscheint links unter Freigegebene Kalender und bleibt dort.
3. Über das Häkchen blenden Sie ihn ein und aus; mit der Schaltfläche Überlagern legen Sie mehrere Kalender übereinander.

3. Einen Termin finden, der allen passt

Der Terminplanungs-Assistent erspart das Hin und Her per Mail.

1. Neue Besprechung erstellen, Teilnehmer eintragen.
2. Auf Terminplanungs-Assistent wechseln. Die Balken zeigen die Belegung aller Eingetragenen.
3. Freien Bereich auswählen, zurück auf die Besprechung, Betreff und Ort ergänzen, Senden.
4. Räume und Beamer lassen sich als Ressource genauso einladen, wenn sie eingerichtet sind – dann ist der Raum mitgebucht statt nur notiert.

4. Als Stellvertretung arbeiten

1. Termine im fremden Kalender legen Sie wie einen eigenen an; als Organisator erscheint die vertretene Person.
2. Prüfen Sie bei Terminserien, ob wirklich die ganze Serie geändert werden soll – das ist die häufigste unbeabsichtigte Absage.
3. Private Termine sind auch für Stellvertretungen ausgeblendet, sofern sie als privat markiert sind. Nutzen Sie diese Markierung, statt auf die Freigabe zu verzichten.

So beugen Sie vor

• Tragen Sie Abwesenheiten und Fahrzeiten in den Kalender ein, auch ohne Termin. Nur was drinsteht, wird berücksichtigt.
• Verwenden Sie den Status richtig: Frei, Mit Vorbehalt, Gebucht, Abwesend. Alles auf Gebucht macht den Kalender für die Terminsuche wertlos.
• Räumen Sie Freigaben auf, die Sie nicht mehr brauchen – besonders bei Personen, die die Abteilung gewechselt haben.

Die drei Stufen

• Verfügbarkeit – man sieht frei oder gebucht, aber keine Inhalte. Reicht für die reine Terminsuche und ist meist bereits aktiv.
• Lesen – man sieht Titel, Ort und Teilnehmer. Sinnvoll im Team.
• Bearbeiten oder Stellvertretung – man darf Termine anlegen, ändern und absagen. Für Assistenz und Vertretung; bei der Stellvertretung gehen zusätzlich Besprechungsanfragen an die stellvertretende Person.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

• Wessen Kalender für wen sichtbar sein soll und in welcher Stufe.
• Ob es um eine dauerhafte Stellvertretung geht oder um einen befristeten Zugriff.
• Bei Räumen und Geräten: welche Ressource gebucht werden soll und ob sie schon eingerichtet ist.
• Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
• Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
• Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
• Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
• Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
• Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Kalenderfreigabe: Frau Mayer als Stellvertretung für Herrn Direktor Sommer