Die Mail kam nicht an: Unzustellbarkeitsbericht richtig lesen

Worum es geht

Kurz nach dem Senden liegt eine englische Nachricht im Posteingang: Undeliverable, Delivery has failed, Mail delivery failed. Das ist kein Fehler Ihres Outlook, sondern die Antwort des Empfängerservers – und sie enthält den Grund, meist ziemlich weit unten.

Der Bericht wirkt unlesbar, weil er technische Zeilen enthält. Sie brauchen daraus nur zwei Angaben: die betroffene Empfängeradresse und den Fehlercode. Damit ist in der Regel schon klar, ob Sie es selbst lösen können.

Schritt für Schritt

1. Die Adresse prüfen

Im Bericht steht die Adresse, die nicht erreicht wurde. Vergleichen Sie sie Zeichen für Zeichen mit der richtigen.
Achten Sie auf automatisch ergänzte Adressen: Outlook merkt sich Tippfehler und schlägt sie wieder vor. Löschen Sie den falschen Vorschlag mit dem X neben dem Eintrag.
Häufige Stolperstellen: fehlender Punkt, .at statt .com, ein Bindestrich zu viel im Firmennamen.

2. Prüfen, ob es an Ihnen oder am Empfänger liegt

Schreiben Sie an eine zweite Adresse desselben Unternehmens. Kommt die an, betrifft es nur einen Empfänger.
Kommt sie nicht an, betrifft es die ganze Empfängerdomäne – dann kann es an einer Sperre liegen und wir sollten es uns ansehen.
Rufen Sie den Empfänger an, wenn es dringend ist. Ein Anruf ist schneller als jede Analyse.

3. Wenn Ihre Mail als Spam abgewiesen wird

Berichte mit blocked, blacklist oder spam bedeuten, dass der Empfängerserver Nachrichten von uns zurückweist. Das ist nichts, was Sie selbst lösen können.

Senden Sie die Mail nicht wiederholt. Häufige Wiederholungen verschärfen die Bewertung.
Leiten Sie uns den vollständigen Bericht weiter – bitte als Weiterleitung, nicht als Screenshot; wir brauchen die technischen Zeilen.
Nennen Sie uns, seit wann es auftritt und ob mehrere Kolleginnen und Kollegen betroffen sind.

4. Kein Bericht, aber die Mail ist trotzdem nicht angekommen

Prüfen Sie zuerst Ihren Ordner Gesendete Elemente. Steht sie dort nicht, wurde sie nie verschickt – dann steckt sie eventuell im Postausgang.
Fragen Sie den Empfänger, ob sie im Spam-Ordner liegt. Bei erster Korrespondenz mit einem neuen Kontakt ist das der häufigste Fall.
Melden Sie sich bei uns mit Datum, Uhrzeit und Empfängeradresse. Anhand dieser Angaben lässt sich der Weg der Nachricht nachverfolgen.

So beugen Sie vor

Kontrollieren Sie bei wichtigen Mails die Empfängeradresse vor dem Senden, statt sich auf den Vorschlag zu verlassen.
Räumen Sie die Vorschlagsliste auf, sobald Ihnen ein falscher Eintrag auffällt.
Verzichten Sie auf Empfangs- und Lesebestätigungen als Ersatz für eine Rückfrage. Viele Empfänger senden sie nicht, das Ausbleiben sagt daher nichts.

Die häufigsten Codes

550 5.1.1 / Recipient not found – die Adresse gibt es nicht. Meist ein Tippfehler oder eine Person, die die Firma verlassen hat.
550 5.4.1 / Relay access denied – die Adresse existiert nicht mehr oder der Empfängerserver nimmt sie nicht an.
552 / Message size exceeds limit – der Anhang ist zu groß. Siehe die Seite zum Versand großer Dateien.
554 / 5.7.1 / blocked, spam – der Empfänger hat Ihre Mail abgewiesen. Hier sind wir gefragt.
4.x.x, temporary failure – vorübergehend; der Server versucht es bis zu 24 Stunden weiter. Nichts tun, nicht mehrfach neu senden.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

Den Unzustellbarkeitsbericht als Weiterleitung, nicht als Bildschirmfoto.
Die Empfängeradresse und den Zeitpunkt des Sendeversuchs.
Ob es diesen einen Empfänger betrifft oder alle Adressen dieses Unternehmens.
Ob es früher funktioniert hat und seit wann nicht mehr.
Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Mails an @kunde-xy.at werden abgewiesen – Bericht 5.7.1 weitergeleitet