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Große Dateien versenden, ohne dass die Mail hängen bleibt

Worum es geht

Sie hängen einen Plan, ein Video oder einen Ordner voller Fotos an eine Mail – und die Nachricht bleibt im Postausgang stehen, wird abgewiesen oder kommt beim Empfänger nie an. Mail ist für große Anhänge nicht gemacht: Praktisch gilt eine Grenze zwischen 20 und 35 Megabyte, und zwar nach der Umwandlung, die eine Datei beim Versand um rund ein Drittel größer macht.

Der bessere Weg ist ein Link statt eines Anhangs. Der Empfänger lädt die Datei selbst herunter, Ihr Postausgang bleibt frei, und Sie können den Zugriff nachträglich wieder entziehen.

Schritt für Schritt

1. Zuerst: die Größe prüfen

  1. Datei im Explorer anklicken, Alt + Eingabe für die Eigenschaften.
  2. Alles über 15 Megabyte verschicken Sie besser als Link – auch wenn der eigene Server es noch annehmen würde. Beim Empfänger kann eine strengere Grenze gelten.
  3. Mehrere Dateien: Markieren, Rechtsklick, In ZIP-Datei komprimieren. Das erleichtert dem Empfänger den Download, verkleinert Fotos und Videos aber kaum.
  1. Datei in OneDrive oder in der gemeinsamen Ablage speichern.
  2. Rechtsklick auf die Datei, Teilen beziehungsweise Link kopieren.
  3. Berechtigung einstellen: Für externe Empfänger Jeder mit dem Link; für Kolleginnen und Kollegen die Voreinstellung belassen.
  4. Wo möglich ein Ablaufdatum setzen und Bearbeiten auf Ansicht einschränken, wenn der Empfänger nur lesen soll.
  5. Link in die Mail einfügen und dazuschreiben, was ihn erwartet – ein nackter Link wirkt wie eine Phishing-Mail und wird oft nicht angeklickt.

3. Direkt aus Outlook heraus

Outlook bietet den Weg von selbst an, wenn ein Anhang zu groß ist.

  1. Datei anhängen wie gewohnt. Ist sie zu groß, schlägt Outlook das Hochladen in OneDrive vor – nehmen Sie das Angebot an.
  2. Aus dem Anhang wird dabei ein Link. Prüfen Sie danach die Berechtigung, wenn der Empfänger außerhalb der Firma ist.
  3. Bereits angehängte Dateien lassen sich über den Pfeil am Anhang nachträglich in einen Link umwandeln.

4. Wenn der Empfänger den Link nicht öffnen kann

  1. Meist steht die Berechtigung auf Nur Personen in meiner Organisation. Link erneut freigeben mit der Einstellung Jeder mit dem Link.
  2. Manche Empfänger blockieren Links auf Cloudspeicher. Fragen Sie nach, welchen Weg das Unternehmen vorsieht.
  3. Bei sehr sensiblen Unterlagen: Link mit Ablaufdatum und Kennwort versehen, das Kennwort über einen anderen Kanal mitteilen – nicht in derselben Mail.

So beugen Sie vor

  • Verschicken Sie Fotos aus dem Handy nicht in Originalgröße. Beim Anhängen bietet die App eine kleinere Größe an; für Dokumentationen reicht sie fast immer.
  • Schicken Sie an Kolleginnen und Kollegen keine Anhänge, sondern den Ablageort. Zwei Fassungen derselben Datei kosten später mehr Zeit als der Versand spart.
  • Räumen Sie freigegebene Links gelegentlich auf. Ein Link, den Sie vor zwei Jahren an einen Lieferanten geschickt haben, funktioniert sonst weiterhin.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

  • Die Größe der Datei und den Empfänger.
  • Ob die Mail im Postausgang hängt oder eine Fehlermeldung zurückkam – und welchen Wortlaut.
  • Ob der Empfänger einen Link nicht öffnen kann oder ob der Versand selbst scheitert.
  • Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
  • Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
  • Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
  • Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
  • Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
  • Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Plan 180 MB an externen Kunden – Versand schlägt fehl, Link wird nicht geöffnet

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