Wo Ihre Dateien liegen: Desktop, Dokumente, OneDrive, Netzlaufwerk

Worum es geht

Eine Datei ist weg, ein Kollege sieht die aktuelle Fassung nicht, oder nach einem Gerätetausch fehlt der halbe Desktop. Fast immer steckt dieselbe Ursache dahinter: Die Datei liegt woanders, als angenommen wurde.

Auf einem Firmengerät gibt es drei grundsätzlich verschiedene Ablageorte. Sie sehen im Explorer ähnlich aus, verhalten sich aber völlig unterschiedlich – bei der Sicherung, bei der gemeinsamen Nutzung und beim Gerätetausch. Zehn Minuten Klarheit darüber ersparen den unangenehmsten aller Anrufe.

Schritt für Schritt

1. Feststellen, wo eine Datei tatsächlich liegt

Datei im Explorer anklicken, dann Alt + Eingabe für die Eigenschaften.
Im Feld Ort steht der vollständige Pfad. Beginnt er mit C:\Users\..\OneDrive, liegt die Datei in OneDrive. Beginnt er mit zwei Schrägstrichen oder einem Laufwerksbuchstaben wie S:, liegt sie auf dem Server.
Alternativ: Ordner öffnen und in der Adressleiste des Explorers einmal klicken – dort steht derselbe Pfad.

2. Desktop und Dokumente richtig einschätzen

Auf den meisten Firmengeräten sind Desktop, Dokumente und Bilder nach OneDrive umgeleitet. Was Sie auf dem Desktop ablegen, ist dann automatisch gesichert und auf Ihrem zweiten Gerät ebenfalls sichtbar.

Prüfen Sie es: Wenn im Explorer neben Desktop ein Wolken- oder Häkchensymbol steht, ist die Umleitung aktiv.
Steht dort kein Symbol, ist der Desktop rein lokal – dann gehört nichts Wichtiges dorthin.
Im Zweifel fragen Sie uns kurz. Die Antwort ist ein Einzeiler und erspart im Ernstfall Tage.

3. Eine Datei gemeinsam nutzen

Verschieben Sie die Datei in den gemeinsamen Ordner, statt sie per Mail zu verschicken. Sonst entstehen mehrere Fassungen, und niemand weiß, welche gilt.
Aus OneDrive heraus können Sie einzelne Dateien freigeben – das ist für den kurzfristigen Austausch gedacht, nicht für Unterlagen, an denen die Abteilung dauerhaft arbeitet.
Faustregel: Sobald eine zweite Person die Datei regelmäßig braucht, gehört sie nicht mehr in OneDrive.

4. Eine ältere Fassung zurückholen

Sie haben etwas überschrieben oder gelöscht. Beide Ablagen kennen Vorgängerversionen.

In OneDrive oder SharePoint: Rechtsklick auf die Datei, Versionsverlauf, gewünschte Fassung öffnen und wiederherstellen.
Auf dem Netzlaufwerk: Rechtsklick auf den Ordner, Eigenschaften, Vorgängerversionen. Ist der Reiter leer, melden Sie sich bei uns – dann holen wir es aus der Sicherung.
Gelöschtes liegt außerdem im Papierkorb von OneDrive beziehungsweise SharePoint, dort meist 30 Tage lang.

So beugen Sie vor

Legen Sie nichts dauerhaft auf einer lokalen Partition ab. Bei einem Gerätetausch ist alles weg, was nicht in OneDrive oder auf dem Server liegt.
Gemeinsame Unterlagen gehören von Anfang an in die gemeinsame Ablage. Das Verschieben im Nachhinein reißt Verknüpfungen auf.
Sagen Sie uns vor einem Gerätetausch oder vor einem längeren Urlaub Bescheid, wenn Sie mit einer ungewöhnlichen Ablage arbeiten.
Kopieren Sie keine ganzen Netzlaufwerke nach OneDrive. Das erzeugt Dubletten und lastet die Synchronisierung tagelang aus.

Die drei Ablageorte

Lokal auf dem Gerät – etwa C:\Temp oder ein selbst angelegter Ordner auf einer zweiten Partition. Wird in der Regel nicht gesichert, ist bei einem Defekt verloren und beim Gerätetausch nicht dabei. Nur für Zwischenstände geeignet.
OneDrive – Ihr persönlicher Cloudspeicher, erkennbar am Wolkensymbol in der Seitenleiste des Explorers. Wird laufend synchronisiert, ist auf jedem Ihrer Geräte verfügbar und übersteht einen Gerätetausch. Gedacht für Ihre eigenen Arbeitsdateien.
Netzlaufwerk oder SharePoint – die gemeinsame Ablage der Firma, meist ein Buchstabe wie S: oder ein Ordner in Teams. Alles, woran mehrere Personen arbeiten, gehört hierher – und nur hierher.

Wenn nichts davon hilft: Ticket per E-Mail

Dann übernehmen wir. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an support@acronum.com – daraus wird automatisch ein Ticket, und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung. Ein Anruf ist dafür nicht nötig, und Sie müssen auch kein Formular ausfüllen.

Je mehr von den folgenden Punkten in der Mail steht, desto seltener müssen wir nachfragen – und desto schneller ist die Sache erledigt:

Den vollständigen Pfad, so wie er in den Eigenschaften der Datei steht.
Den genauen Dateinamen und, wenn möglich, den Zeitpunkt der letzten funktionierenden Fassung.
Ob die Datei gelöscht, überschrieben oder nur nicht auffindbar ist – das führt zu drei verschiedenen Wegen.
Ihren Namen und Ihren Standort sowie – wenn Sie ihn zur Hand haben – den Gerätenamen. Sie finden ihn unter Einstellungen → System → Info im Feld „Gerätename“ (die Einstellungen öffnen Sie mit Windows-Taste + I).
Seit wann das Problem auftritt und ob es vorher funktioniert hat. „Seit dem Update am Montag“ ist eine wertvollere Information, als es klingt.
Ob es nur Sie betrifft oder auch Kolleginnen und Kollegen.
Welche der obigen Schritte Sie bereits probiert haben – auch die, die nichts gebracht haben. Das erspart uns, dieselben Dinge noch einmal durchzugehen.
Einen Screenshot der Fehlermeldung, falls es eine gibt: Windows-Taste + Umschalt + S, den Bereich mit der Maus aufziehen, dann in der E-Mail Strg + V drücken.
Wie dringend es ist: Blockiert es Ihre Arbeit vollständig, oder kommen Sie vorerst weiter?

Ein guter Betreff nennt in einer Zeile, was nicht geht und wo. Zum Beispiel: Datei auf S: überschrieben – ältere Version vom Dienstag benötigt